Từ khóa: kệ để hồ sơ, chứng từ

Các loại kệ để hồ sơ, chứng từ phổ biến hiện nay

Bạn có biết, một chiếc kệ để hồ sơ "chọn đại" có thể khiến không gian văn phòng của bạn trở nên chật chội và kém chuyên nghiệp? Chọn kệ quá lớn sẽ lãng phí diện tích, trong khi kệ quá nhỏ lại không đủ sức chứa, khiến tài liệu vẫn bừa bộn. Vấn đề không nằm ở việc bạn có mua kệ hay không, mà là bạn chọn chiếc kệ có cấu hình đúng chuẩn như thế nào. Trong bài viết này, Kệ sắt Hoài Đan sẽ là một hướng dẫn chi tiết cách chọn mua kệ sắt V lỗ để hồ sơ tối ưu nhất, dựa trên chính không gian và nhu cầu thực tế của mình.

Chọn mua kệ để hồ sơ đúng với nhu cầu

Trong môi trường công sở hay các doanh nghiệp nhỏ, sự đa dạng về loại kệ đựng hồ sơ giúp đáp ứng tốt các nhu cầu lưu trữ khác nhau. Các loại kệ này không chỉ đơn thuần là nơi giữ hồ sơ, mà còn góp phần tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, thuận tiện trong việc quản lý tài liệu. Để chọn đúng loại kệ đựng tài liệu phù hợp bạn cần:

Bước 1: "Đo" nhu cầu bạn thuộc nhóm nào?

Trước khi nghĩ đến kích thước, hãy xác định khối lượng tài liệu bạn cần lưu trữ trên kệ sắt hồ sơ.

• Nhóm A: Văn phòng nhỏ / Lưu trữ cá nhân (dưới 50 file hồ sơ): Bạn chỉ cần một chiếc kệ đơn, nhỏ gọn để góc phòng. Mục tiêu là sự ngăn nắp, dễ tìm.
• Nhóm B: Công ty vừa / Phòng ban (50 - 200 file hồ sơ): Bạn sẽ cần 1-2 dãy kệ có kích thước tiêu chuẩn, đủ để phân loại giấy tờ theo từng năm, từng dự án.
• Nhóm C: Kho lưu trữ chuyên dụng (trên 200 file hồ sơ): Bạn cần một hệ thống gồm nhiều dãy kệ, được tính toán kỹ lưỡng về lối đi và khả năng mở rộng trong tương lai.

Bước 2: Nắm rõ về kích thước kệ đựng tài liệu văn phòng

Đây là phần quan trọng nhất. Một chiếc kệ V lỗ đựng tài liệu được cấu thành từ 3 thông số: Sâu - Dài - Cao. Việc lựa chọn đúng sẽ quyết định 90% hiệu quả sử dụng.

Chọn chiều sâu (rộng) của mâm kệ:

Chiều sâu của kệ đựng giấy tờ văn phòng quyết định bạn có thể để được bao nhiêu hàng tài liệu.

• Sâu 30cm: "Size quốc dân" cho các văn phòng có diện tích hẹp. Phù hợp để 1 hàng bìa còng A4 hoặc các loại hộp tài liệu nhỏ. Giúp tiết kiệm tối đa lối đi.
• Sâu 40cm: Kích thước phổ biến và tối ưu nhất. Bạn có thể để vừa vặn 1 hàng bìa còng khổ lớn, hoặc 2 hàng file tài liệu mỏng mà không bị thừa hay thiếu không gian.
• Sâu 50cm: Dành cho việc lưu trữ các thùng carton chứa hồ sơ, các chồng tài liệu khổ lớn hoặc khi bạn muốn để 2 hàng bìa còng đối lưng vào nhau.

Chọn chiều dài kệ để hồ sơ

Chiều dài của kệ sắt để hồ sơ phụ thuộc vào không gian tường.

• Dài 0.8m - 1m: Kích thước linh hoạt, dễ dàng bố trí ở nhiều vị trí. Đây là lựa chọn hàng đầu cho các văn phòng nhỏ và vừa.
• Dài 1.2m: "Size" lớn hơn, cho phép lưu trữ nhiều hồ sơ hơn trên cùng một tầng, giảm số lượng chân trụ phải lắp đặt nếu bạn cần ghép nhiều kệ lại với nhau.
• Dài 1.5m: Thường dùng trong các kho lưu trữ chuyên dụng, tối đa hóa khả năng chứa trên mỗi tầng mâm.

Chọn chiều cao kệ để hồ sơ

Chiều cao quyết định số tầng và tổng dung lượng lưu trữ hồ sơ trên tủ kệ đựng hồ sơ.

• Cao 1.5m - 1.8m: Chiều cao vừa phải, dễ dàng lấy tài liệu ở tầng trên cùng mà không cần dùng thang hay ghế phụ. Phù hợp cho các văn phòng có trần thấp.
• Cao 2m: Kích thước tiêu chuẩn, được lựa chọn nhiều nhất. Cân bằng hoàn hảo giữa khả năng lưu trữ và tầm với, tận dụng tốt không gian theo chiều dọc.
• Cao 2.2m - 2.4m: Tối đa hóa khả năng lưu trữ, thường được sử dụng trong các kho chuyên dụng có trần cao.

Bước 3: Chọn số tầng kệ để hồ sơ

Số tầng không phải "càng nhiều càng tốt". Một chiếc kệ 2m có thể lắp 4, 5 hoặc 6 tầng, nhưng mỗi lựa chọn sẽ phục vụ một mục đích khác nhau.

• Kệ 3 tầng: Kệ để hồ sơ 3 tầng là sản phẩm được đông đảo khách hàng chọn mua hiện nay phù hợp với những không gian vừa và nhỏ. Hơn nữa kệ 3 tầng vừa với chiều cao người Việt Nam và tiện lợi trong việc lưu trữ.
• Kệ 4 Tầng: Tạo ra các ngăn chứa rất cao, phù hợp để các chồng tài liệu cao hoặc các hộp hồ sơ lớn.
• Kệ 5 Tầng: "Tỷ lệ vàng" cho kệ cao 2m. Khoảng cách giữa các tầng đủ để bạn dựng đứng các loại bìa còng tiêu chuẩn, tạo cảm giác thoáng đãng, dễ quan sát và lấy tài liệu.
• Kệ 6 Tầng: Tối đa hóa số ngăn chứa, phù hợp khi bạn chỉ lưu trữ các tập tài liệu mỏng, không dùng bìa còng.

Gợi ý các loại kệ sắt V lỗ để hồ sơ thông dụng

Dựa trên kinh nghiệm lắp đặt cho hàng ngàn văn phòng, Kệ sắt Hoài Đan gợi ý một số sản phẩm được yêu thích nhất:

Hoài Đan – Đơn vị chuyên phân phối, lắp đặt kệ để hồ sơ, giấy tờ

Hiểu rõ cách "build" một chiếc kệ là một chuyện, nhưng tìm được nơi cung cấp sản phẩm chất lượng, linh hoạt và dịch vụ tốt lại là chuyện khác. Tại Kệ sắt Hoài Đan, chúng tôi không chỉ bán kệ, chúng tôi mang đến giải pháp.

• Đa dạng kích thước: Chúng tôi là xưởng sản xuất trực tiếp, sẵn sàng cắt và gia công kệ theo đúng kích thước bạn đo đạc, đảm bảo vừa vặn hoàn hảo với không gian của bạn.
• Tư vấn tận tình: Bạn vẫn còn phân vân? Đội ngũ của chúng tôi sẽ dựa trên nhu cầu của bạn để tư vấn "cấu hình" kệ tối ưu và tiết kiệm chi phí nhất.
• Chất lượng bền vững: Toàn bộ sản phẩm sử dụng thép Hòa Phát và công nghệ sơn tĩnh điện cao cấp, đảm bảo độ bền, thẩm mỹ và khả năng chống gỉ sét tuyệt đối.
• Lắp đặt tận nơi, nhanh chóng: Giao hàng và hỗ trợ lắp đặt tận nơi, giúp bạn nhanh chóng có được hệ thống lưu trữ chuyên nghiệp mà không tốn nhiều công sức.

Đừng chọn đại, hãy chọn đúng! Một hệ thống kệ để hồ sơ được cấu hình thông minh sẽ là khoản đầu tư xứng đáng, giúp văn phòng của bạn trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.

Kệ sắt Hoài Đan chính là đơn vị uy tín chuyên cung cấp kệ để hồ sơ, giấy tờ tại Bình Định, Phú Yên, Gia Lai và các tỉnh thành lân cận khác. Hoài Đan tập trung phân phối và lắp đặt tận nơi, nhanh chóng, đáp ứng mọi nhu cầu với mức chi phí phải chăng và cạnh tranh. Dù bạn là doanh nghiệp hay hộ kinh doanh, cửa hàng,… chúng tôi đều có sản phẩm phù hợp với nhu cầu khách hàng.

Liên hệ Kệ sắt Hoài Đan ngay hôm nay để nhận tư vấn và báo giá kệ để hồ sơ, chứng tờ theo đúng nhu cầu của bạn.

LIÊN HỆ NGAY ĐỂ NHẬN TƯ VẤN VÀ BÁO GIÁ ƯU ĐÃI!

• Địa chỉ: 299 Trần Phú (QL1A), xã Tuy Phước, tỉnh Gia Lai (TT. Diêu Trì, tỉnh Bình Định cũ)
• Chi nhánh Miền Nam: Đường Võ Văn Vân, Vĩnh Lộc B, H.Bình Chánh, Hồ Chí Minh
• Hotline/Zalo: 0975 439 365 - 0896 876 294
• Email: kesathoaidan@gmail.com 
• Website: www.kesathoaidan.com